Lista de distribución por correo electrónico
Escribir el mismo correo electrónico a una persona tras otra -aunque sea un simple copiar y pegar- es tedioso. Es una pérdida de tiempo, energía y recursos. Por eso los grupos de correo electrónico existen desde hace tanto tiempo como el propio correo electrónico. Ofrecen una forma sencilla de agrupar destinatarios y enviar el mismo mensaje a todas las personas relevantes.
Sin embargo, cada proveedor de correo electrónico tiene un método ligeramente diferente para crear grupos de correo electrónico, y su uso para comunicarse puede conducir rápidamente a hilos desordenados y confusos. Para evitarlo, vamos a ver cuándo pueden ser útiles los grupos de correo electrónico; cómo crear un grupo en Yahoo! mail, Gmail y Outlook; y explorar si puede haber una forma mejor para los usuarios modernos de correo electrónico.
Copia Carbónica (CC) – es un método común para incluir múltiples direcciones como destinatarios de un correo electrónico y generalmente será el predeterminado cuando se escriban las direcciones en un cliente de correo electrónico. Cuando se utiliza CC para enviar un correo electrónico a varias personas, todos pueden ver la dirección de los demás destinatarios.
Cada uno de estos métodos tiene su lugar, y el que utilices dependerá de múltiples factores como la privacidad, la necesidad de un debate abierto entre varias personas frente a la mera entrega de información, y las comunicaciones internas frente a las externas.
Outlook agrupa los correos electrónicos por conversación
Los grupos de Gmail resuelven ese problema. Se trata de una función que agrupa contactos, les asigna una etiqueta y te permite enviar correos electrónicos a ese grupo con sólo introducir el nombre de la etiqueta en el campo “para” al redactar un correo electrónico.
Una vez que hayas creado tu lista de distribución de grupos de correo electrónico, podrás enviar correos electrónicos a cientos de personas a la vez, de forma similar a como se utiliza un software de marketing por correo electrónico. No necesitas recordar las direcciones de correo electrónico individuales de todos los participantes en una conversación; un grupo de correo electrónico lo hace por ti.
Como tus contactos de Gmail se guardan antes de añadirlos a un grupo, no tienes que escribir manualmente la dirección de correo electrónico cada vez que quieras enviar un mensaje. Esto significa que hay menos margen de error y menos posibilidades de que cometas un error tipográfico al intentar volver a enviar un correo electrónico a esa dirección concreta. También evitarás enviar un correo a la persona equivocada por error.
Si envías regularmente correos electrónicos a varias personas a través de Gmail, añadirlas a un grupo puede ahorrarte tiempo. No es necesario que añadas a varios colegas, clientes o familiares a un correo electrónico cada vez. Puedes utilizar tu grupo en su lugar y asegurarte de que nunca dejas a nadie fuera por error.
Como hacer un grupo de email en outlook
Enviar correos electrónicos a un grupo es cada vez más común tanto en nuestra vida profesional como personal. Usted puede utilizar grupos para su equipo de proyecto en el trabajo y los miembros de su familia inmediata en el hogar. Crear un grupo de correo electrónico para una lista de distribución en Microsoft Outlook puede ahorrarle mucho tiempo.
Una vez configurado el grupo, sólo tienes que introducirlo en el correo electrónico y ponerte en contacto con varias personas con un solo mensaje. Si nunca has hecho esto antes, estamos aquí para ayudarte. A continuación te explicamos cómo crear un grupo en Outlook, tanto para Windows como para Mac.
La propia aplicación Outlook utiliza los términos Grupo de contactos (Windows) y Lista de contactos (Mac) en su cinta, en sus menús y en sus documentos de ayuda. Por lo tanto, a medida que avancemos por los pasos que se indican a continuación, esas son las frases que verás con más frecuencia.
Abre Outlook en tu ordenador Windows y prepárate para crear tu grupo de contactos. Si Outlook se bloquea al cargar el perfil, consulta nuestra guía de solución de problemas vinculada y aplica las correcciones que se mencionan en ella para continuar.
Después de crear tu grupo de correo electrónico en Outlook, tienes un par de métodos para enviar un mensaje a los miembros. Puedes enviar correos electrónicos directamente desde la sección Correo, o puedes acceder a la sección Personas, seleccionar el grupo específico y luego enviar el correo electrónico. Hemos descrito ambos métodos a continuación. Proceda con el que prefiera.
Lista de distribución de Outlook desde excel
Utiliza un grupo de contactos (antes llamado “lista de distribución”) para enviar un correo electrónico a varias personas (un equipo de proyecto, un comité o incluso un grupo de amigos) sin tener que añadir cada nombre a las líneas Para, CC o CCO.
Si siempre envías correos electrónicos al mismo grupo de personas, puedes crear un grupo de contactos (antes llamado lista de distribución) que incluya a todos los destinatarios utilizando un correo electrónico anterior que les hayas enviado. Después, la próxima vez que quieras ponerte en contacto con ellos o programar una reunión, puedes añadir el grupo de contactos a la línea Para de tu mensaje, en lugar de añadir a cada persona individualmente.
Los grupos de contactos aparecen en tu lista de contactos, junto con las personas individuales. Puedes distinguirlos por los iconos que aparecen a la izquierda de los nombres en la vista Lista. El icono de tarjeta es para los contactos individuales y el icono de personas es para los grupos de contactos.
Lamentablemente, no puedes importar una lista de contactos desde Excel directamente a una lista de distribución, pero puedes importar los contactos a tu carpeta Contactos y, a continuación, utilizar las instrucciones anteriores para crear una lista de distribución a partir de esos contactos.