Agregar datos en excel de varios ficheros

Combinar tablas de varios libros excel

¿Necesita combinar varios archivos de Excel? Tal vez tienes muchos libros Excel diferentes en los que estás trabajando y quieres gestionarlos en un solo lugar. Tal vez quieras una hoja de cálculo maestra que haga referencia a otras cuantas. Tal vez compartiste una copia del archivo de Excel con tu equipo, que actualizó partes del mismo, y quieres volver a combinarlo con el archivo maestro.

Existen muchos métodos para combinar archivos Excel. Cada método puede ser útil a su manera, dependiendo de su caso de uso. Así que sin más preámbulos, vamos a repasar algunos de los métodos más populares para combinar archivos de Excel.

Los archivos XLS son documentos de hoja de cálculo de Microsoft Excel que almacenan datos en hojas de cálculo, que contienen celdas organizadas en filas y columnas. XLS son las siglas de eXceL Spreadsheet. Los archivos XLS pueden contener datos numéricos, texto, gráficos e incluso audio y vídeo. Se utilizan para crear hojas de cálculo que pueden modificarse y actualizarse con facilidad. La extensión de archivo .xls es el formato más común para los documentos Excel creados con Microsoft Office 97-2003 o versiones anteriores del software. En las versiones más recientes de Microsoft Office, los archivos XLS se sustituyen por el formato Excel Workbook (.xwb).

¿Cómo se combinan varios libros en un solo libro en Excel?

Abra el Libro de Trabajo Compartido original en el que desea fusionar los cambios. Haga clic en el menú Herramientas y seleccione Combinar libros…. Si se le solicita, guarde el libro de trabajo. En el cuadro de diálogo de navegación por archivos, haga clic en la copia del libro de trabajo que contiene los cambios que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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¿Cómo consolidar datos en Excel de varias hojas de cálculo utilizando la función suma?

Haga clic en Datos>Consolidar (en el grupo Herramientas de datos). En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que Excel utilice para consolidar los datos. La función por defecto es SUMA. Seleccione sus datos.

Fusionar archivos Excel en línea

Es mucho más fácil procesar datos en un único archivo en lugar de alternar entre numerosas fuentes. Sin embargo, combinar varios libros de Excel en un solo archivo puede ser un proceso largo y engorroso, especialmente si los libros que necesita combinar contienen varias hojas de cálculo. Entonces, ¿cómo enfocaría el problema? ¿Combinará las hojas manualmente o con código VBA? O, ¿utilizará una de las herramientas especializadas para combinar archivos de Excel? A continuación encontrará algunas buenas maneras de manejar esta tarea.

Nota. En este artículo, vamos a ver cómo copiar hojas de varios libros de Excel en un solo libro. Si está buscando una forma rápida de copiar datos de varias hojas de trabajo en una sola hoja, encontrará la guía detallada en otro tutorial: Cómo combinar varias hojas en una.

Al copiar hojas manualmente, ten en cuenta la siguiente limitación impuesta por Excel: no es posible mover o copiar un grupo de hojas si alguna de esas hojas contiene una tabla. En este caso, tendrá que convertir una tabla en un rango o utilizar uno de los siguientes métodos que no tienen esta limitación.

Consulta potente de varias hojas a partir de un archivo

Para resumir e informar los resultados de hojas de cálculo separadas, puede consolidar los datos de cada hoja en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja maestra o en otros libros. Cuando consolida datos, los reúne para poder actualizarlos y agregarlos más fácilmente según sea necesario.

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Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar la consolidación para agrupar estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa maestra. Esta hoja de cálculo maestra también podría contener los totales y promedios de ventas, los niveles actuales de inventario y los productos de mayor venta de toda la empresa.

Sugerencia: Si consolida datos con frecuencia, puede resultarle útil crear nuevas hojas de trabajo a partir de una plantilla de hoja de trabajo que utilice un diseño coherente. Para obtener más información sobre Plantillas, consulte: Crear una plantilla. También es el momento ideal para configurar su plantilla con tablas de Excel.

Consolidación por posición: Los datos de las áreas de origen tienen el mismo orden y utilizan las mismas etiquetas. Utilice este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos departamentales que se han creado a partir de la misma plantilla.

Fusionar varios archivos Excel en una sola hoja

Si recibe información en varias hojas o libros de trabajo que desea resumir, el comando Consolidar puede ayudarle a reunir los datos en una sola hoja. Por ejemplo, si tiene una hoja de cifras de gastos de cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para agrupar estas cifras en una hoja de gastos corporativa. Esa hoja puede contener los totales y promedios de ventas, los niveles actuales de inventario y los productos de mayor venta de toda la empresa.

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Para decidir qué tipo de consolidación utilizar, observe las hojas que está combinando. Si las hojas tienen datos en posiciones inconsistentes, incluso si sus etiquetas de fila y columna no son idénticas, consolide por posición. Si las hojas usan las mismas etiquetas de fila y columna para sus categorías, aunque los datos no estén en posiciones consistentes, consolide por categoría.

Para que funcione la consolidación por categoría, el rango de datos de cada hoja fuente debe estar en formato de lista, sin filas ni columnas en blanco en la lista. Además, las categorías deben estar etiquetadas de forma coherente. Por ejemplo, si una columna está etiquetada como Promedio y otra como Promedio, el comando Consolidar no sumará las dos columnas.

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