Añadir un contacto a la lista de distribución
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Para crear un grupo de contactos (lista de distribución) en Outlook en Windows, haz clic en el icono “Personas” y en Contactos > Nuevo grupo de contactos. Introduzca un nombre para el grupo, añada sus miembros y, a continuación, haga clic en Miembros > Aceptar > Guardar y cerrar. También puedes crear una lista de distribución en Outlook para Mac y en la web.¿Sueles enviar correos electrónicos a un grupo específico de personas a la vez? Si creas un grupo de contactos en Outlook (antes una lista de distribución), podrás enviar correos electrónicos a todos los destinatarios necesarios con sólo introducir el nombre del grupo. Te mostramos cómo crear una lista de distribución en Outlook para Windows, Mac y la web.
Tras dar nombre al grupo, en la pestaña “Inicio” de la parte superior, haz clic en “Añadir miembros”. A continuación, elige de dónde vas a obtener los contactos. Puedes elegir personas de tu lista de contactos de Outlook o de tu libreta de direcciones. También puedes crear un nuevo contacto por correo electrónico para añadirlo al grupo.
No se puede cambiar la pertenencia a una lista de distribución a través de outlook
Utiliza un grupo de contactos (antes llamado “lista de distribución”) para enviar un correo electrónico a varias personas -un equipo de proyecto, un comité o incluso un grupo de amigos- sin tener que añadir cada nombre a la línea Para, CC o CCO individualmente.
Si siempre envías correos electrónicos al mismo grupo de personas, puedes crear un grupo de contactos (antes llamado lista de distribución) que incluya a todos los destinatarios utilizando un correo electrónico anterior que les hayas enviado. Después, la próxima vez que quieras ponerte en contacto con ellos o programar una reunión, puedes añadir el grupo de contactos a la línea Para de tu mensaje, en lugar de añadir a cada persona individualmente.
Los grupos de contactos aparecen en tu lista de contactos, junto con las personas individuales. Puedes distinguirlos por los iconos que aparecen a la izquierda de los nombres en la vista Lista. El icono de tarjeta es para los contactos individuales y el icono de personas es para los grupos de contactos.
Lamentablemente, no puedes importar una lista de contactos desde Excel directamente a una lista de distribución, pero puedes importar los contactos a tu carpeta Contactos y, a continuación, utilizar las instrucciones anteriores para crear una lista de distribución a partir de esos contactos.
Enviar correo electrónico a grupo de contactos outlook
Enviar correos electrónicos a un grupo es cada vez más habitual tanto en nuestra vida profesional como personal. Es posible que utilices grupos para tu equipo de proyecto en el trabajo y para los miembros de tu familia más cercana en casa. Crear un grupo de correo electrónico para una lista de distribución en Microsoft Outlook puede ahorrarte mucho tiempo.
Una vez configurado el grupo, sólo tienes que introducirlo en el correo electrónico y ponerte en contacto con varias personas con un solo mensaje. Si nunca has hecho esto antes, estamos aquí para ayudarte. A continuación te explicamos cómo crear un grupo en Outlook, tanto para Windows como para Mac.
La propia aplicación Outlook utiliza los términos Grupo de contactos (Windows) y Lista de contactos (Mac) en su cinta, en sus menús y en sus documentos de ayuda. Por lo tanto, a medida que avancemos por los pasos que se indican a continuación, esas son las frases que verás con más frecuencia.
Abre Outlook en tu ordenador Windows y prepárate para crear tu grupo de contactos. Si Outlook se bloquea al cargar el perfil, consulta nuestra guía de solución de problemas vinculada y aplica las correcciones que se mencionan en ella para continuar.
Después de crear tu grupo de correo electrónico en Outlook, tienes un par de métodos para enviar un mensaje a los miembros. Puedes enviar correos electrónicos directamente desde la sección Correo, o puedes acceder a la sección Personas, seleccionar el grupo específico y luego enviar el correo electrónico. Hemos descrito ambos métodos a continuación. Proceda con el que prefiera.
Outlook añade miembros a la lista de distribución
La comunicación es la clave para el funcionamiento ininterrumpido de cualquier organización. Para hacer las cosas más fluidas y rápidas, Office 365 tiene varias características. Una de ellas es la lista de distribución, también conocida como grupo de distribución.
Una lista de distribución permite a las personas enviar correos electrónicos a varios usuarios a la vez con una dirección de correo electrónico común en lugar de enviarlos a cada uno de ellos por separado. Ahorra tiempo al facilitar la comunicación con un grupo de usuarios internos y externos.
Hay ocasiones en las que un usuario externo debe participar en el ciclo de comunicación. Como no forman parte de la organización, hay que añadirlos como contacto externo a la lista de distribución. Esta situación se da con más frecuencia de la que imaginas, y aquí te explicaremos cómo llevar a cabo esta necesaria tarea.
Al tratarse de información valiosa en Office 365, el riesgo de pérdida de datos siempre está ahí. Para evitar este tipo de problemas, debe tener como prioridad realizar copias de seguridad y guardar los correos electrónicos de Office 365 en escritorios o discos duros. Esto puede ser una protección adicional para los datos. Los métodos manuales de copia de seguridad restringen el almacenamiento de buzones de correo grandes o tienen pasos largos y lentos. Por lo tanto, para realizar copias de seguridad de forma precisa y segura, puede utilizar Office 365 Backup. Es una instalación profesional con potentes algoritmos para realizar una copia de seguridad de todos los buzones de correo y guardarla en el formato de salida preferido.